Bien qu’il ne constitue pas la priorité dans votre activité, gérer ses dépenses professionnelles n’est pas une tâche à prendre à la légère. Depuis que le paiement électronique a prouvé son utilité, les entreprises préfèrent se tourner vers des moyens de paiement digitalisés pour faciliter la tâche à leurs collaborateurs. La carte de paiement professionnel physique ou virtuelle en fait partie. Voici les raisons pour lesquelles vous devez adopter les cartes de paiement !
Pour éviter aux collaborateurs d’avancer les frais professionnels sur leurs propres fonds
Jusqu’à ce jour, certains collaborateurs sont encore obligés de payer les frais engagés dans le cadre de voyages professionnels avec leur carte personnelle. Cette situation n’est pas sans conséquence, car ils doivent les déclarer lors de la saisie des notes de frais et les accompagner de documents justificatifs (factures ou reçus) afin de se voir rembourser, parfois tardivement. La carte de paiement professionnel Expensya est la meilleure solution pour pallier cette situation.
C’est un moyen de paiement qui débite directement du compte de l’entreprise les différentes dépenses engagées par les collaborateurs. L’utilisation d’une carte d’entreprise est très avantageuse pour votre comptabilité. Car votre comptable/financier a désormais plus de facilité à suivre les transactions réalisées par les collaborateurs, ce qui constitue d’ailleurs un facteur d’optimisation de la gestion des dépenses.
Pour améliorer la productivité des collaborateurs
La plupart des salariés sont réticents face à l’idée d’avancer des frais professionnels ; leurs traitement et remboursement prenant énormément de temps. Avec la carte de paiement professionnel, vous leur évitez non seulement d’engager des frais personnellement, mais vous leur permettez également de mieux se concentrer sur leurs objectifs.
Sachant qu’ils n’ont pas de notes de frais à créer, ni de justificatifs de paiement à transmettre, les salariés renforceront leur capacité de production, et c’est votre entreprise qui en sort gagnant. De plus, les cartes professionnelles leur font gagner du temps, car le processus de traitement des dépenses est directement fait sur une plateforme de gestion des notes de frais.
Pour suivre en temps réel les dépenses professionnelles
Avec une carte de paiement professionnel, vous avez une vue d’ensemble sur les différentes dépenses de collaborateurs. En effet, la plateforme gestionnaire des paiements crée et enregistre les informations de débit de compte avec les cartes de paiement de vos collaborateurs.
Grâce à la technologie de reconnaissance intelligence OCR+, vous pouvez facilement avoir accès aux rapports de Business Intelligence. Cela vous permet alors de visualiser, contrôler et récupérer à tout moment les données précises des frais professionnels de vos collaborateurs.
Le chargé de management peut, grâce à la carte, consulter les dépenses des salariés. La carte de paiement professionnel lui permet de vérifier la conformité des opérations à la politique de dépenses de l’entreprise. Lorsqu’elle est connectée à un logiciel de gestion des dépenses, elle permet de centraliser les données relatives à toutes les dépenses, ce qui simplifie et facilite la gestion comptable en entreprise.
Pour assurer une gestion sécurisée des frais professionnels
Lorsque l’un de vos collaborateurs perd ou se fait voler sa carte, il est plus facile pour vous de la bloquer. C’est l’un des avantages pour lesquels il est conseillé de remettre une carte de paiement professionnel à chaque collaborateur. En effet, s’il survient une perte ou un vol de la carte de l’un d’entre eux, cette situation n’affectera pas les autres ; chacun ayant sa propre carte de paiement.
Une plateforme de gestion sécurisée reliée à vos cartes d’entreprise permet de protéger les données liées aux transactions. Vous avez la possibilité d’activer des flux de validation, ce qui vous permet de valider une dépense avant que le montant ne soit débité.
Ce faisant, toute tentative de fraude, de refacturation de frais ou de validation de dépenses non conformes est éliminée avec une carte de paiement professionnel. Pour une gestion des frais plus avancée, cryptez les données sensibles de vos opérations afin de décourager toute anomalie ne relevant pas de la politique de dépenses de l’entreprise.
Pour garantir des paiements en ligne rapides, même à l’international
Permettre à chaque collaborateur de posséder une carte professionnelle est l’assurance d’une gestion simplifiée des dépenses d’entreprise. Qu’il s’agisse de frais généraux, de notes de frais, d’ordres de mission, de forfaits et même de frais kilométriques, l’utilisation d’une carte se révèle être la meilleure option en matière de rapidité, d’efficacité et de sécurité.
Enfin, avec la carte de paiement professionnel, vos collaborateurs peuvent réserver leur hébergement et transport en ligne. Lors des voyages hors de la zone euro, les paiements en devises étrangères sont rendus possibles sans qu’il soit nécessaire de changer de monnaie.
Ce sont là les raisons pour lesquelles il vous faut des cartes de paiement !